Đằng sau một CEO vĩ đại là một trợ lý điều hành kiệt xuất

Vai trò của một trợ lý điều hành đã phát triển từ một thư ký cá nhân thành một người có khả năng thực thi các quyết định, mạng lưới, ảnh hưởng, quản lý và thậm chí là lãnh đạo

Một thập kỷ trước, khi Amita Kapoor, người có bằng thạc sĩ về nguồn nhân lực của trường đại học Pune’s Symbiosis International, bắt đầu công việc của mình với tư cách là trợ lý điều hành của công ty hàng tiêu dùng Usha International Ltd, vai trò của cô là thư ký. Cô từng quản lý lịch làm việc của CEO, xử lý công việc hậu cần cơ bản và đặt phòng khách sạn. Người phụ nữ 42 tuổi, hiện là trợ lý phó chủ tịch của công ty cho biết: “Bây giờ nó đã thay đổi đáng kể. xử lý các dự án một cách độc lập.

Cô nói: “Tôi coi mình là một người chuyên nghiệp hiểu được sự phức tạp của kinh doanh, bối cảnh kinh doanh trong và ngoài tổ chức và tất cả các bên liên quan có liên quan. hiểu được sự phức tạp của công việc kinh doanh, tính cách của những người mà sếp của cô ấy đang làm việc cùng, các phương trình và kỳ vọng của họ.

Ngày làm việc của Kapoor bắt đầu với việc đảm bảo tất cả các giấy tờ họp và chương trình nghị sự cho sếp của cô ấy, nhận thông tin cập nhật về các dự án mà cô ấy phụ trách và theo dõi ở nhiều cấp trong công việc kinh doanh của công ty cô ấy. Năm ngoái, cô là thành viên của nhóm phụ trách các dự án tiếp thị khác nhau, bao gồm sự hợp tác của Usha International với YRF Studios cho bộ phim năm 2018 Sui Dhaaga: Made in India và một buổi chụp quảng cáo với Mumbai Indians. “Giống như sếp của tôi, tôi cần phải nắm bắt được những gì đang xảy ra trong thế giới kinh doanh, chính trị và sự ảnh hưởng của những điều này đối với công ty của tôi”

Trở thành trợ lý điều hành không còn chỉ là xử lý lịch trình hàng ngày của sếp. Sourav Mukherji, giáo sư về hành vi tổ chức, Học viện Quản lý Bangalore của Ấn Độ cho biết: “Họ là những người gác cổng văn phòng lãnh đạo, có năng lực và hiểu biết trong việc xử lý mối quan hệ gần gũi với quyền lực này. hình ảnh trực tuyến của các nhà lãnh đạo của họ và chủ động thay mặt họ đưa ra các quyết định kinh doanh điều hành.

Lợi tức đầu tư cao

Theo dữ liệu về tiền lương trong năm tài chính 2016-17 của Dịch vụ Tư vấn Nhà đầu tư Định chế, 123 giám đốc điều hành trong 500 công ty đa quốc gia hàng đầu của Ấn Độ nhận được thù lao hàng năm trên ₹ 10 crore, trong khi mức thù lao trung bình ở các công ty đa quốc gia ở mức trung bình ₹ 4.1 crore . Ngược lại, một trợ lý điều hành kiếm được từ 8-20 lakh mỗi năm. Nếu chúng tôi lấy mức thù lao cơ bản của giám đốc điều hành cấp cao để tổ chức hòa vốn và thu lợi nhuận trên lợi tức đầu tư trên vị trí trợ lý, thì người trợ lý phải làm cho người lãnh đạo năng suất cao hơn 3-4% so với khi họ tự làm việc. Điều đó hiệu quả hơn hai giờ trong một tuần làm việc kéo dài 40 giờ.

Krishna Sriram, chủ tịch điều hành kiêm giám đốc tiếp thị của Usha International và ông chủ của Kapoor cho biết trên thực tế, những trợ lý giỏi tiết kiệm thời gian và sức lực cho sếp hơn nhiều. Ông nói: “Amita là một thành viên cực kỳ quan trọng trong nhóm của tôi, người mang lại sự tỉnh táo và trật tự, lọc bỏ tiếng ồn, xử lý nhiều bên liên quan và hiểu được sự phức tạp của công việc kinh doanh,” ông nói. Việc ủy ​​quyền này giúp Sriram tập trung vào các mục tiêu của công ty hơn là thực hiện hoặc được cập nhật về các dự án.

Theo Karthik Prasad, người sáng lập cổng thông tin việc làm BeatMySalary, ngay cả các vị trí tuyển dụng cho trợ lý điều hành cũng đã phát triển. “Khi các CEO tiếp cận chúng tôi những ngày này để cung cấp cho họ một trợ lý điều hành, họ đang tìm kiếm một phiên bản chức năng khác của họ, những người có thể hiểu tài chính, có chuyên môn về lĩnh vực, khả năng thực hiện các giao dịch với khách hàng hoặc trong kinh doanh, xây dựng mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan và tốt nhất là có bằng MBA, “ông nói.

Sẵn sàng dẫn đầu

Có lẽ đó là lý do mà sau vài năm làm luật sư, lấy bằng MBA tại Trường Kinh doanh Ấn Độ ở Hyderabad và công việc marketing tại một công ty khởi nghiệp, Divya Sood, sống tại Mumbai, muốn trở thành trợ lý điều hành. “Đây là nguyện vọng của tôi,” cô gái 28 tuổi nói, “và tôi đã phỏng vấn cho nhiều vị trí như vậy trong các ngành công nghiệp”. Cô ấy không nghĩ mình quá đủ tiêu chuẩn cho vai diễn này. “Ngày nay, các CEO đang thuê các chuyên gia có trình độ cao làm trợ lý điều hành, những người sau đó bắt đầu hoạt động, tiếp xúc với nhiều nhiệm vụ và được kỳ vọng sẽ dẫn đầu,” cô nói. bạn là tai mắt và bàn tay của Giám đốc điều hành và vai trò không được xác định về lịch, nhật ký, quản lý hành trình mà là các nhiệm vụ khác nhau với các ưu tiên luôn thay đổi. ”