VỀ NGHỀ TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC

Trợ lý giám đốc được coi là cánh tay đắc lực của sếp. Vậy vị trí này có vai trò và nhiệm vụ như nào? Muốn trở thành trợ lý giám đốc có khó không? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây

Nhiệm vụ của một trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc trong tiếng anh được gọi với tên Assistant Director hay General Director  Asst. Vị trí này sinh ra để phụ giúp các công việc cho giám đốc nói chung. Chính vì vậy không những phải hiểu biết rộng mà còn đòi hỏi một số kỹ năng chuyên môn sâu. Một người trợ lý giỏi phải hiểu “sếp” của mình cần gì, nên phải cực kỳ nhạy bén.

Khi nhắc đến nhiệm vụ của bộ phận này. Nhiều bạn sẽ hiểu nhầm công việc này tương đối nhàn, dễ dàng. Một số cho rằng một trợ lý chỉ cần lên lịch hẹn cho sếp, ghi chú những vấn đề quan trọng. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Ngày nay vị trí trợ lý đòi hỏi những công việc phức tạp hơn rất nhiều như:

•         Tiếp nhận chỉ đạo từ cấp trên để truyền đạt lại cho các bộ phận chuyên trách
•         Thực hiện một số nhiệm vụ giám sát từ phía CEO
•         Lập kế hoạch công việc cho một số phòng ban cụ thể. Thay mặt lãnh đạo điều phối, giám sát các hoạt động doanh nghiệp
•         Nộp báo cáo định kỳ cho CEO
•         Thay mặt giám đốc ra một số quyết định khi sếp vắng mặt. Được ủy quyền về mặt pháp lý để thực hiện một số việc đột xuất
•         …

Công việc của một trợ lý giám đốc có quan trọng đối với công ty không?

Trên thực tế tùy vào lĩnh vực kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty mà công việc trợ lý có những chức năng khác nhau. Một assistant Director đôi khi không có những chức năng cụ thể mà vô cùng linh hoạt. Nhưng suy cho cùng đều nhằm mục đích hỗ trợ công việc của giám đốc.

Về cơ bản lãnh đạo khó có thể bao quát được toàn bộ doanh nghiệp. Hoặc có nhiều vấn đề không thể trực tiếp ra mặt hay xuống tận nơi chỉ đạo. Đây chính là lúc phát huy tầm quan trọng của một người trợ lý. Thêm vào đó chẳng có sếp nào hoàn hảo. Có nhiều giám đốc khả năng quản trị rất tốt nhưng lại thiếu đi một số kỹ năng khác. Đơn cử như làm bản trình chiếu và thuyết trình. Một trợ lý có thể bù lấp vào các khuyết điểm của sếp sẽ đóng vai trò rất lớn.

Theo nghiên cứu của nước ngoài về công việc này. So với các công ty không có assistant Director, giám đốc có trợ lý thường sắp xếp thời gian một cách hiệu quả hơn. Giúp họ tạo dựng được một lịch công việc khoa học và chuyên nghiệp. Hơn nữa cũng không có bộ phận nào trong công ty có khả năng tìm hiểu khách hàng và đối tác để giám đốc nắm rõ tình hình trước khi đi đến các quyết định quan trọng.

Những kỹ năng cần phải có của một người trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Để trở thành một Assistant Director, bạn sẽ phải đáp ứng được một số những tiêu chí tối thiểu sau đây:

Ngoại hình

Tùy vào tính cách của sếp bạn, nhưng nhìn chung ai cũng muốn có một người “phụ tá” ưa nhìn, sáng sủa, ngăn nắp. Bởi vì nhiều khi bạn còn đại diện hình ảnh cho chính người giám đốc của mình. Giả xử như đi gặp đối tác, khách hàng. Tất nhiên không ai yêu cầu bạn phải đẹp như người mẫu hay diễn viên. Tuy nhiên một trợ lý giỏi sẽ luôn biết cách thu hút ánh nhìn từ người khác. Quan trọng nhất là cách nói chuyện và tác phong phải thật nhanh nhẹn, nhạy bén, hiểu nhanh.

Có khả năng thích nghi cao

Như đã nói ở phần trên, công việc của một trợ lý tương đối linh hoạt. Thậm chí còn phải giải quyết những vấn đề phát sinh trong nội bộ. Nên bạn phải là người có khả năng thích nghi cao với hoàn cảnh. Một trợ lý sẽ được bố trí làm việc gần giám đốc. Điều này cũng chứng tỏ rằng bạn sẽ phải cùng sếp đối mặt với những khó khăn của doanh nghiệp hàng ngày mà không thể tính trước được. Do đó hãy rèn luyện kỹ năng ứng biến linh hoạt, đưa ra quyết định giải pháp một cách nhanh gọn. Từ đó có thể giảm tải áp lực cho CEO.

Khả năng tổ chức

Kỹ năng trên được coi như một bài test để đánh giá khả năng của một assistant Director có tốt hay không. Tổ chức ở đây mang hàm nghĩa rất rộng. Bạn phải vừa sắp xếp được không gian làm việc tại văn phòng thật chuyên nghiệp. Mặt khác vừa phải cân đối được thời gian, không để các đầu việc và lịch hẹn trùng nhau. Chủ động bố trí tài liệu cho CEO như văn bản nào cần duyệt trước hay ký gấp? Tài liệu nào cần để tham khảo?

Thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng cơ bản

Nếu không nhắc đến chức danh thì thực chất trợ lý giám đốc cũng là một nhân viên văn phòng bình thường. Bạn phải thành thạo sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. Các phần mềm trình chiếu, công cụ soạn thảo, lập bảng tính phải là điểm mạnh của vị trí này. Bên cạnh đó là những công cụ khác chuyên biệt của từng ngành nghề kinh doanh mà tôi không thể liệt kê cụ thể ở đây.

Có khả năng làm việc độc lập

Nếu phòng kế toán có giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán thuế… Phòng kinh doanh có giám đốc kinh doanh, bộ phận sale, bộ phận truyền thông, bộ phận marketing. Thì phòng của bạn chỉ có một mình bạn. Vâng, chính xác là như vậy, nhiều công ty nhỏ gần như chỉ có một trợ lý. Nên hãy học cách làm việc và xử lý vấn đề một cách độc lập. Không dựa dẫm vào người khác.

Am hiểu về sếp

Để hoàn thành tốt công việc thì không thể không biết giám đốc của mình muốn gì, thích gì và cần gì. Kỹ năng này không phải ai cũng có. Tuy nhiên bạn cũng đừng quá lo lắng, chúng ta có những phương pháp để đào sâu “Insight” của sếp. Điều này sẽ được tôi bật mí ở cuối bài viết.

Học cách để trở thành một trợ lý giám đốc ngay hôm nay!

Bật mí cho bạn văn phòng trợ lý giám đốc đầu tiên tại Việt Nam. Nơi đào tạo trợ lý giám đốc chuyên nghiệp. Giúp bạn thành thạo các kỹ năng trên và còn nhiều điều vô cùng quan trọng nữa. Để thành công điều quan trọng phải có lộ trình phù hợp. Đồng hành cùng chúng tôi trên con đường trở thành cánh tay phải đắc lực của sếp ngay hôm nay. Đến với khóa học Assistant Director của Future Talent bạn sẽ nhận được các giá trị sau đây:

• Được đào tạo về tinh thần phụng sự, phục vụ tổ chức/ công ty
• Khả năng thấu hiểu, đồng cảm với lãnh đạo
• Kiến thức quản trị kinh doanh từ cơ bản đến chuyên sâu
• Nâng cao khả năng giao tiếp, phản biện
• Nắm chắc kỹ năng truyền thông nội bộ
• Năng lực quản lý công việc 4.0 
• Có tư duy vể tổ chức hệ thống và thiết kế 
• Rèn giũa đức tính kiên trì, theo đuổi tầm nhìn sứ mệnh và triết lý kinh doanh của tổ chức/lãnh đạo