Xu hướng dịch vụ trợ lý ảo

1. TRỢ LÝ ẢO LÀ GÌ?

Trợ lý ảo (Virtual assistant) là 1 nhà thầu tự do, cung cấp các dịch vụ và thực hiện các chức năng như trợ lý hành chính, thực thi, trợ lý cá nhân, telesales, tạo ra khách hàng tiềm năng, quản lý văn thư, kế toán, trợ lý cho nhà đầu tư bất động sản, SEO, marketing, thiết kế website, trợ lý mảng sáng tạo hoặc thiết kế cho khách hàng. Tất cả các công việc được làm từ xa tại nhà.

Trợ lý ảo có thể làm việc ở cùng khu vực hoặc ở những khu vực khác nhau, thậm chí ở những quốc gia khác nhau.

Thời gian của họ rất linh động, có nghĩa là một trợ lý ảo có thể làm việc theo nhu cầu của khách hàng. Có thể những công việc chỉ mất vài giờ, nhưng cũng có thể là 1 công việc full-time với 40 giờ/ tuần. Chi phí chi trả cho 1 giờ hoặc cho mỗi dự án linh động và phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng của trợ lý ảo.

Ngoài việc có thể hỗ trợ doanh nghiệp những dịch vụ trợ lý chuyên nghiệp, thì khách hàng không  phải chịu trách nhiệm cho bất kể các chi phí của nhân viên như thuế, không cần các hệ thống quản lý như phần mềm bản quyền, không gian văn phòng hoặc không bắt buộc phải chi trả chi phí phúc lợi như du lịch hoặc nghỉ phép năm.

Trở lý ảo thường làm việc cho những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa. Xu hướng làm việc tại nhà đang đang phát triển rât snhanh không chỉ bởi vì không có nhiều công việc sẵn do sự cạnh tranh hoặc suy thoái, mà đó còn là sự tiện lợi, ví dụ như không cần phải đi lại trong tình trạng tắc đường, không tốn kém chi phí cho trang phục, cơm trưa, ….

2. LỢI ÍCH CỦA VIỆC DÙNG TRỢ LÝ ẢO

Thuê một trợ lý ảo nổi bật với chỉ USD 2 cho 1 giờ!

Bạn biết rằng tôi thích tổ chức công việc bằng việc thuê ngoài. Đúng vậy! Tôi không phải là người duy nhất. James Wedmore, một chuyên gia về video của chúng tôi, sử dụng dịch vụ thuê ngoài một cách xuất sắc. Anh ấy đam mê nó bởi cả lý do liên quan tới việc kinh doanh cũng như lý do cả nhân:

• Công việc không có nhiều, hoặc không có đủ thời gian để làm.
• Sự quá tải về thông tin (do internet) có thể làm bạn choáng ngợp. Anh ấy nghĩ việc làm việc 18 giờ 1 ngày để hoàn thành công việc là quá nhiều – và đó là một điều ngu ngốc.
• Việc thuê ngoài cho phép bạn tập chung vào tăng trưởng kinh doanh của bạn, không tốn thời gian và tiền bạc vào những công việc mà không trực tiếp tạo ra nhiều hợp đồng và lợi nhuận.

James thực sự yêu thích những lợi ích của việc thuê ngoài như sau (Và chắc chắn là bạn cũng vậy)

• Bạn sẽ có nhiều thành quả tốt hơn, với ít công sức hơn. (Nếu bạn không thích lợi ích này, có thể bạn đã bị điên rồi. Icon mặt cười)
• Việc thuê ngoài cho phép bạn nghĩ như là 1 CEO thay vì là 1 nhân viên trong công việc kinh doanh của mình. Nói cách khác, bạn quý trọng thời gian, năng lượng và tiền của mình. Điều này có nghĩa là bạn chỉ tập trung vào những công việc có tính hiệu quả cao – những công việc mà trực tiếp tạo ra những cơ hội, đối tác và thương vụ làm ăn.
• Việc thuê ngoài thực sự cho bạn 1 cuộc sống cân bằng, nhiều thời gian rảnh rỗi, và nhiều niềm vui. Đó là bởi vì bạn tập trung vào những phần quan trọng trong việc kinh doanh của mình, không phải là những công việc nhỏ nhặt, cái mà có thể được thược hiện bằng các cá nhân thuê ngoài.
• Với việc thuê ngoài, bạn sẽ tránh được những rắc rối của chính phủ, ví dụ như bảo hiểm thất nghiệp, cacs loại thuế… Tuy nhiên để chắc chắn thì bạn cần tham vấn với đội CPA về những chi thiết liên quan đến kế toán thuế.

Muốn chứng minh rằng việc thuê ngoài thực sự có hiệu quả? Được thôi, đây là những gì James đã làm được chỉ trong vòng 6 tháng vừa qua:

• Ra mặt 4 sản phẩm mới
• Tạo ra thêm 3 sản phẩm phần mềm.
• Viết 2 cuốn sách
• Thực hiện 8 chuyến du lịch trong và ngoài nước… và rất trân trọng bản thân.

Nếu, hiện tại, bạn không được thuyết phục về những lợi ích của việc thuê ngoài nhân sự, người anh em à, bạn cần kiểm tra lại cái đầu của minh!

Ở phần sau của bài báo này, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về việc tìm kiếm và sử dụng những nhân sự thuê ngoài. Nhưng đầu tiên, hãy nói về những vấn đề về phúc lợi. Bạn sẽ chú ý rằng, trong tiêu đề tôi đề cập đến việc 2 USD/giờ. Với nhiều người đó là cả vấn đề. Họ nghĩ rằng 2 USD hoặc thập hơn là có thể tận dụng được những nhân sự thuê ngoài.

Đây là lý do tại sao sự thật thì hoàn toàn đối lập: sử dụng người philippines như là 1 ví dụ. Lương trung bình (Phụ thuộc vào ngành công nghiệp) ở đó tương đương với 1.28 usd / giờ. 1.28 USD/ Giờ!

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ tăng gấp đôi lương của họ khi bạn trả 2 USD đến 3 USD. Nó là 1 thỏa thuận tốt cho cả 2.

James khuyến cáo rằng, chỉ khi nhân sự thuê ngoài chứng minh được năng lực bản thật, và đáp ứng những nhu cầu của bạn, bạn nên cân nhắc việc chăm sóc họ thật tốt và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ,

Khi 2 trong số nhân viên thuê ngoài của họ cưới nhau, jame đã gửi một số tiền lớn để giúp đỡ họ chi trả một phần chi phí đảm cưới và để họ thấy rằng, họ rất được trân trọng. Anh ấy cũng có kế hoạch thăm Philippines để gặp họ trực tiếp.

Và điều này cũng liên quan đến điểm tiếp theo: Có nhiều quốc gia khác nhau (Ấn Độ, ..) cung cấp nguồn nhân lực cho dịch vụ thuê ngoài, và sự lựa chọn phụ thuộc vào bạn. Nhưng Jame thích những nhân viên đến từ Philippines bởi vì, như anh ấy nói, đạo đức nghề nghiệp của họ rất tốt. Họ có sự cam kết trong công việc, tôn trọng và cầu toàn.

Vì thế, như là 1 ví dụ, James nói rằng khi anh ấy thuê 1 nhân sự thuê ngoài, kỳ vọng về mức lương của anh ấy ở mức 65-85 USD 1 tuần với 40 giờ làm việc.

Ghi chú: James nói rằng, văn hóa philipines có 1 sự truyền thống khi bạn trả cho nhân viên thêm 1 tháng vào cuối năm. Nó có thể tốn têm khoảng 260 USD – 340 USD.

3. CÁC BƯỚC ĐỂ THUÊ TRỢ LÝ ẢO

Hãy rõ ràng 1 chút, thiết lập 1 hệ thống thuê ngoài thực sự là không khó chút nào.

Sự thật là bạn có thể thiết lập và chạy trong 1 ngày. Chỉ cần theo các bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi công việc cần thuê ngoài

Những câu hỏi đầu tiên của bạn có thể là : “nhưng làm thế nào tôi có thể biết những gì có thể đi thuê ngoài được?” Đây là một số hướng dẫn:

Đầu tiên, thuê ngoài bất kể công việc gì trong công việc kinh doanh của bạn mà làm tốn năng lượng của bạn; thông thường đó là những công việc nhỏ, mang tính lặp lại. Bạn có thể có được niềm vui trong công việc kinh doanh của mình, mà không bị mệt mỏi bởi hàng tá những công việc nhỏ nhặt, tốn rất nhiều thời gian của bạn. Vì vậy, bạn cần quan sát những gì bạn đang làm, để xác định những việc nhỏ nhặt đó, và thuê ai đó làm, ví dụ như việc quản lý truyền thông xã hội,… trực tin nhắn, email…

Tiếp đến, thuê những công việc mà bạn biết rằng bạn cần làm nó nhưng không thể làm được, bởi vì bạn thiếu thời gian hoặc thiếu kiến thức.

Hãy lấy ví dụ từ fanpage Facebook. Giả sử bạn biết 1 chút, hoặc không biết gì về việc cài đặt. Hoặc giả sử bạn nên làm những công việc tạo ra lợi nhuận tốt hơn. Thay vì việc lãng phí thời gian quý giá của bạn vào việc set up website fanpage facebook, thì hãy outsource công việc này. Hãy để những nhân sự thuê ngoài của bạn là những chuyên gia về Facebook/Facebook fanpage. Hơn nữa, họ sẽ làm nó tốt hơn bạn, và sẽ yêu thích toàn bộ dự án đó.

Và đừng dừng lại ở đó! Hãy thuê ngoài những công việc quan trọng nhưng thật tẻ nhạt và có tính lặp lại mà có thể ngốn mất phần lớn thời gian quý giá của bạn:

• Back linking
• Book marketing
• SEO để thăng hạng website
• Nghiên cứu
• Hỗ trợ kỹ thuật
• Làm video
• Thiết kế đồ họa.

Nếu nó giúp ích, hãy nghĩ bản thân bạn như là 1 vị đại tướng. khi cuộc chiến diễn ra, vị đại tướng sẽ không trực tiếp tham gia chiến đấu với quân đội của họ. Công việc của anh ấy là nghĩ chiến lược, định hướng tổng thể cho cuộc chiến.  Nếu anh ấy thực sự tham gia chiến đấu trực tiếp, thì điều đó có khả năng sẽ dẫn đến thảm họa. Đội quân của anh ấy đang tìm kiếm phương hướng, và chẳng có phương hướng gì cả. Vì vậy, ngay lập tức, hay đưa bản thân của bạn lên vị trí của 1 vị đại tướng, và thực hiện các công việc thuê ngoài.

Bước 2: Xác định công việc

James nói rằng có 2 cách phân loại nhân sự mà bạn tìm kiếm, và anh ấy khuyến nghị 2 loại dịch vụ khác nhau trên internet cho mỗi cách:

• Full-time: Đây là 1 người bạn muốn họ phụ trách xử lý những yêu cầu của bạn toàn thời gian. Bạn có thể tìm kiếm những người làm việc full-time tại Onlinejobs.ph, 1 website mà thu hút phần lớn những nhân sự Philippines. Nó sẽ mất 50$ để đăng ký thành viên, nhưng James nói rằng nó rất đáng bởi vì nhìn chung nó chẳng đắt chút nào.
• Thời vụ: Khi bạn cần thực hiện những công việc trong ngắn hạn và không có tính lặp lại, thì cách tốt nhất là nên thuê nhân viên theo thời vụ. Ví dụ, bạn cần thiết kế 1 vài ấn phẩm, set up 1 trang web… James khuyến nghị Odesk.com là 1 nơi tốt nhất để tìm những nhân sự cho những công việc như vậy. Một số trang khác tương tự là Elance và Guru.com

Bước 3: Đăng công việc cần tuyển

Khi bạn đã đăng ký dịch vụ như Odesk, Elance, Guru.com v.v, bạn cần tạo ra 1 bài viết để mời thầu. Và đừng lo về những việc mời thầu, bởi vì có rất nhiều người sẵn sàng tham gia chào giá cho gói thầu của bạn.

Thực sự rất dễ để có thể tạo ra 1 bài viết mời thầu. Sự rõ ràng là chìa khóa. Bạn cần để cho những người tham gia đấu thầu biết những nội dung như:

• Đó là công việc full-time hay thời vụ?
• Trách nhiệm cụ thể cho vị trí đó để người dự thầu có một ý tưởng rõ ràng về những thứ được kỳ vọng vào họ.

Bước 4: Phỏng vấn ứng viên

Khi phỏng vấn, James tìm kiếm những người có đam mê, tôn trọng và khát khao học hỏi những điều mới mẻ. Với anh ấy, việc sở hữu những đặc điểm đó sẽ quan trọng hơn việc đào tạo bở vì bạn có thể đào tạo về kỹ năng, nhưng thái độ thì không. Đó là tất cả về cách mà 2 người có thể hợp tác được với nhau. Phỏng vấn có thể được thực hiện qua điện thoại (ví dụ như Skype), hoặc có thể nhắn tin.

Tuy nhiên, khi bạn phỏng phấn, hãy thực hiện bước này một cách hoàn hảo. nếu bạn hỏi những câu hỏi đúng đắn và thăm dò được thái độ của ứng viên, thì rất có thể bạn có thể chọn được đúng người cho công việc của bạn ngay lập tức.

Tất nhiên, bạn sẽ phải tự nghĩ ra những cau hỏi cụ thể cho lĩnh vực và công việc của bạn, nhưng đây là những ví dụ bạn có thể cân nhắc:

• Bạn có sẵn sàng làm việc full-time không?
• Bạn có internet để làm việc không?
• Máy tính bạn có những phần mềm làm việc gì?
• Bạn có đang làm những công việc khác không? Bạn có đang đi học không?
• Khi nào bạn có thể bắt đầu công việc?
• Kinh nghiệp trước đây là gì và những kỹ năng bạn có là gì? Hãy mô tả chúng.
• Những công việc yêu thích của bạn là gì?
• Bạn đnag sử dụng loại máy tính gì?
• Trước đây bạn đã có những kinh nghiệm làm việc chưa? Bạn có thể show online cho tôi không?
• Sở thích/đam mê của bạn là gì?

Bước 4. Thuê

Khi bạn đã chọn được ai đó, hãy bắt đầu bằng giai đoạn thử việc. Trả cho họ và nói với họ rằng đây là giai đoạn thử việc, chỉ cho họ chi tiết những thứ mà bạn kỳ vọng. Nếu họ không đồng ý, bạn có thể ngừng hợp tác.

Ngay sau khi bạn tiếp nhận nhân viên, hãy định hướng công việc cho họ 1 chút để có sự thích nghi nhanh nhất. Ví dụ như mô tả lĩnh vực kinh doanh hoạt động như thế nào, cấu trúc như thế nào…

Đây là vài ví dụ về các bước và các công cụ mà James sử dụng với những nhân sự thuê ngoài của anh ấy:

• Yêu cầu báo cáo hằng ngày, chỉ ra những công việc đã thực hiện và số giờ đã dành ra cho những việc đó.

Điều này cho bạn biết 1 cách chính xác những gì đang xảy ra, tốt hay xấu.

• Trả lương cho nhân viên thuê ngoài theo tuần. Vào mỗi cuối tuần, họ cần gửi báo cáo tuần với đề nghị thanh toán.
• Sử dụng những công cụ để tương tác, Dropbox.com. Về cơ bản thì nó là dịch vụ free. Nó là 1 folder ở desktop của bạn mà bất kể khi nào bạn thả những thông tin gì đó vào thì ngay lập thức nó xuất hiện ở desktop của nhân viên của bạn. Tất cả bạn phải làm la việc kéo và thả. Nó hoàn toàn tự động.
• Sử dụng phần mềm Jing. Nó hoàn toàn là 1 phần mềm ghi chụp màn hình miễn phí. Nó cho phép bạn chỉnh sửa video, nội dung website,… sau đó gửi link tới thành viên của bạn. Những nhân sự thue engoaif có thể xem, đọc, nghe những video, ghi chú và những lời nhắn của bạn.
• Sử dụng Google Docs. Chúng là tài liệu trực tuyến nơi mà bạn có thể viết mọi thứ lên đó, và nhân viên thuê ngoài của bạn có thể xem và comment.
• Sử dụng Xoom.com để trả cho những nhân viên thuê ngoài. Đặc biệt là những nhân viên Philippines. Bạn sẽ mất khoảng 6$ một tuần. James đặc biệt khuyến nghị mọi người sử dụng dịch vụ này.
• Tùy chọn: Có thể sử dụng dịch vụ giám sát của AgentGuardian nếu bạn muốn biết 1 cách chính xác nhân viên của bạn đang làm gì.

Bước 5: Tạo ra những nhiệm vụ

Bạn không cần quản lý đội ngũ thuê ngoài của bạn một cách rất chi tiết, nhưng bạn cần phải có 1 quy trình rõ ràng từng bước 1 để họ tuân theo.

Trên đây là 1 bản giới thiệu hoàn chỉnh về thế giới công việc thuê nogaif. Tôi chỉ có 1 câu hỏi duy nhất cho bạn – nếu bạn đang không sử dụng dịch vụ thuê ngoài, tại sao không?

4. TRỢ LÝ ẢO: ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

ƯU ĐIỂM

• Tiết kiệm chi phí
• Ít bị gián đoạn công việc
• Trợ lý ảo có thể ở khắp mọi nơi, vì vậy bạn có thể tận dụng được số lượng lớn nhân tài.
• Đối với những công việc thời vụ, tốt nhất là nên thuê nhân sự bên ngoài.

NHƯỢC ĐIỂM

• Khó kiểm soát
• Không thể giao được những việc vặt

Theo LeaderOne Fianancial Financial Corporation, USA.

5. DỊCH VỤ TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CỦA FUTURE TALENT

Nắm bắt được xu hướng, kết hợp với việc nghiên cứu tối ưu hóa chất lượng dịch vụ, dịch vụ trợ lý giám đốc của Future Talent ra đời có thể tối đa phát huy ưu điểm của dịch vụ trợ lý ảo. Bên cạnh đó, lại vừa có thể khắc phục được những nhược điểm.

Bằng việc tuyển chọn những nhân sự chất lượng, hoàn toàn hỗ trợ được doanh nghiệp trong cả những công việc ngắn hạn và dài hạn. Mặt khác, chúng tôi luôn luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc giám sát, kiểm soát và báo cáo công việc, sẵn sàng có mặt tại văn phòng để xử lý các công việc sự vụ khi doanh nghiệp có nhu cầu. Thêm vào đó, với đội ngũ dày dặn kinh nghiệm trong mảng Startup và SME, chúng tôi hoàn toàn tự tin có thể tham mưu những ý kiến thực sự hữu ích giúp giám đốc ra những quyết định đúng đắn trong công tác quản lý điều hành cũng như phát triển chiến lược kinh doanh của công ty.